Проектният цикъл представлява логическата последователност на всички дейности, които трябва да бъдат извършени, за да се постигнат заложените цели и намерения. Познаването на тази последователност е важно по принцип – така Вие ще можете успешно да планирате всички ресурси, които трябва да ангажирате при изпълнението на всеки проект: време, средства, служители, подизпълнители и т.н. При проектите за безвъзмездна помощ познаването на проектния цикъл е важно, защото при същите принципи работят механизмите за кандидатстване (когато Вие подготвяте, внасяте и изпълнявате проекта си) и отпускане на средства (стратегическото планиране, управление, отпускане и отчитане на средства от съответните държавни органи).

Независимо от сложността, всеки проект протича през следните етапи:

  • Начална фаза – тук избирате единствената идея от няколкото възможни алтернативи, определяте търсените резултатите и критичните фактори, които ще имат значение за успешната реализация на проекта
  • Подготовка – избраната идея се развива в детайли, за да може да бъде направена оценка
  • Оценка – всеки отделен елемент от проектната идея се подлага на системна и задълбочена оценка и се разработва план
  • Представяне – подробният план се представя за одобрение и финансиране от съответните организации
  • Фаза на изпълнение – когато са налице одобрение и финансиране, се пристъпва към изпълнение на проектния план
  • Мониторинг – на всяка стъпка от изпълнението проектът се оценява спрямо одобрения проектен план
  • Заключителна фаза – бележи приключването на проекта и включва повторна оценка, този път въз основа на ефективността и изпълнението.

Когато разделяте дейностите в проекта си на фази, ръководителите и изпълнителите могат да планират пълноценно, да организират правилно служителите и да разпределят ресурсите, както и обективно да измерват резултатите си. Вие ще можете да преценявате дали действията им са оправдани и по-лесно да ръководите и да контролирате цялостното изпълнение на проекта.

Важно е отделните фази във всеки проект да са разграничени по области, защото за всяка област има различни изисквания, законодателство и процедури. Освен това за всяка област трябва да се прилагат и въвеждат различни методологии при разработването на проектния цикъл. Разграничаването на проектния цикъл по този начин Ви гарантира не просто добро изпълнение на нещата, но и успех в управлението на проекти.